Использование Access или Excel для управления вашими данными

Microsoft Access и Microsoft Excel имеют много общего, что может затруднить решение, какую программу вам следует использовать. Например, обе программы могут хранить большие объемы данных, запускать мощные запросы и инструменты анализа для нарезки этих данных и выполнять сложные вычисления, возвращающие нужные вам данные.

Однако каждая программа имеет явные преимущества в зависимости от типа данных, которыми вы управляете, и от того, что вы хотите с этими данными делать. Например, если вашей целью является поддержание целостности данных в формате, доступном для нескольких пользователей, Access — ваш лучший выбор, тогда как Excel лучше подходит для сложных числовых данных, которые вы хотите глубоко проанализировать.

Во многих случаях вы можете использовать обе программы, применяя каждую для той цели, для которой она лучше всего подходит. В целом Access лучше подходит для управления данными: помогает поддерживать их порядок, упрощает поиск и становится доступным для нескольких одновременных пользователей. Excel обычно лучше подходит для анализа данных: выполнения сложных вычислений, изучения возможных результатов и создания высококачественных диаграмм. Если вы используете Access для хранения данных и Excel для их анализа, вы можете получить преимущества обеих программ.

Прежде чем решить, какую программу использовать, вы можете сравнить преимущества каждой программы. , узнайте, когда лучше использовать ту или иную, и узнайте, как работать с обеими программами для достижения именно тех результатов, которые вам нужны.

Примечание. Все наборы Microsoft Office включают Excel, но не все наборы включают Access.

Сравните преимущества каждой программы

Выбор правильной программы критически важен, если вы хотите получить доступ и обновить свою информацию с максимальной производительностью и точностью. Чтобы определить, какая программа лучше всего подходит для задач, которые вы хотите выполнить, может помочь сравнение преимуществ, которые каждая программа может предложить в отношении хранения данных, анализа данных, многопользовательской совместной работы и безопасности.

Хранение данных

Сравнение плоских и реляционных данных Чтобы решить, какая программа лучше всего подходит для хранения ваших данных, задайте себе следующий вопрос: являются ли данные реляционными или нет? Данные, которые могут эффективно содержаться в одной таблице или листе, называются плоскими или нереляционными данными. Например, если вы хотите создать простой список клиентов, содержащий только один адрес и контактное лицо для каждого клиента, Excel может быть лучшим выбором. Однако, если вы хотите сохранить более сложный список клиентов, содержащий адреса выставления счетов и доставки для каждого клиента или несколько контактных лиц для каждого клиента, Access — лучшее решение.

В реляционной базе данных вы организуете свою информацию в несколько таблиц. В хорошо спроектированной реляционной базе данных каждая таблица плоская и содержит информацию только об одном типе данных.. Например, если вы создаете базу данных клиентов, имена клиентов должны храниться в одной таблице, а адреса для выставления счетов и доставки этих клиентов должны храниться в отдельной таблице. Хранение адресов отдельно от имен — хорошая идея, потому что у каждого клиента может быть несколько адресов, и вы хотите иметь возможность вводить несколько адресов для каждого клиента без необходимости повторно вводить имя клиента для каждого адреса.

Локальные и внешние данные Вы можете использовать Access для подключения к данным из различных внешних источников данных, чтобы вы могли просматривать, запрашивать и редактировать эти данные без необходимости их импорта. Например, Access предоставляет команды для подключения к существующим данным в базе данных Microsoft SQL Server, файлу dBASE или папке Outlook, а также ко многим другим источникам данных. Вы можете использовать Excel для подключения к широкому спектру источников данных, включая базы данных Access, SQL Server и Analysis Services, текстовые и XML-файлы, а также источники данных ODBC и OLE DB. Однако вы не можете редактировать данные для изменения исходных данных через пользовательский интерфейс Excel.

И Access, и Excel предоставляют команды для подключения к данным в списках Windows SharePoint Services. Однако Excel обеспечивает только подключение к спискам SharePoint только для чтения; тогда как Access позволяет читать и записывать данные в списки SharePoint.

Целостность данных против гибкости Уникальные идентификаторы помогают сохранить целостность ваших данных и гарантируют, что две строки (или записи) содержат точно такие же данные. Уникальные идентификаторы также обеспечивают самый быстрый способ извлечения данных при поиске или сортировке данных. В Access вы можете использовать тип данных AutoNumber для автоматического создания уникального идентификатора для каждой записи. Затем вы можете использовать эти идентификаторы, чтобы связать записи в одной таблице с одной или несколькими записями в другой таблице.

Структура, которую Access применяет к вашим данным, помогает обеспечить целостность данных. Access может потребовать, чтобы новые записи в одной таблице имели существующее соответствующее значение в другой таблице, чтобы вы не могли создавать «потерянные» записи. Например, вы не хотели бы иметь заказ, не содержащий информации о клиенте. Access может потребовать, чтобы каждая новая запись в таблице «Заказы» имела соответствующее значение клиента в таблице «Клиенты». Это требуемое соответствие значений называется ссылочной целостностью.

Вы также можете наложить свои собственные ограничения и правила, чтобы обеспечить правильность ввода данных. Excel позволяет вводить данные в более свободной форме, но поскольку Excel не поддерживает реляционные данные, он не может поддерживать ссылочную целостность. Однако вы можете использовать команду Проверка данных для управления вводом данных в Excel..

Данные анализ

Запросы Если вам часто приходится просматривать свои данные разными способами, в зависимости от При изменении условий или событий Access может быть лучшим выбором для хранения ваших данных и работы с ними. Access позволяет использовать запросы на языке структурированных запросов (SQL) для быстрого получения только тех строк и столбцов данных, которые вам нужны, независимо от того, содержатся ли данные в одной или нескольких таблицах. Вы также можете использовать выражения в запросах для создания вычисляемых полей. Использование выражения в Access аналогично процессу использования формул в Excel для вычисления значений. Вы также можете использовать запросы Access для суммирования данных и представления совокупных значений, таких как суммы, средние и подсчеты.

Моделирование В Excel вы можете использовать то, что -if инструменты анализа для прогнозирования результатов модели рабочего листа. Анализ «что, если» позволяет запускать различные сценарии с вашими данными, например, лучший и худший сценарии, и сравнивать полученные данные нескольких сценариев в сводном отчете. Подобная функция недоступна в Access.

Сводка и построение диаграмм В обеих программах вы можете создавать отчеты сводных таблиц и диаграммы сводных таблиц. Однако Excel предоставляет более продвинутые функции отчетов и построения диаграмм сводных таблиц, чем Access. Если вы планируете регулярно создавать обширные отчеты сводных таблиц или предоставлять профессиональные диаграммы, вам следует использовать отчеты сводных таблиц или диаграммы сводных таблиц в Excel вместо тех же функций в Access.

Многопользовательское сотрудничество

И Access, и Excel можно использовать в средах для совместной работы, таких как службы Windows SharePoint Services и общие сетевые файловые ресурсы, но существуют различия в способах доступа к данным для нескольких пользователей.

Доступ нескольких пользователей к данным В нормальном режиме работы Access позволяет нескольким пользователям одновременно открывать одну базу данных; это хорошо работает, потому что Access блокирует только редактируемые данные; в результате другие пользователи могут редактировать разные записи без конфликтов. В Excel вы можете поделиться книгой с другими пользователями, но многопользовательская совместная работа лучше всего работает, когда пользователи работают с данными в этой книге в разное время, а не одновременно. Фактически, пользователи базы данных Access совместно работают над набором данных , а пользователи книги Excel совместно работают над документом .

Использование Windows SharePoint Services для совместной работы Обе программы интегрируются с технологиями Microsoft Windows SharePoint Services, такими как списки SharePoint и библиотеки документов.

Access предоставляет множество способы совместной работы с несколькими пользователями на сайте SharePoint. Например, вы можете загрузить полную базу данных в библиотеку документов Windows SharePoint Services, сделать формы и отчеты доступными в виде представлений Windows SharePoint Services и связать базу данных с данными, которые хранятся в списках SharePoint.

Excel предоставляет только один способ совместной работы с несколькими пользователями на сайте SharePoint Services. Вы можете загрузить книгу в библиотеки документов Windows SharePoint Services, где отдельные пользователи могут извлекать из нее изменения, не позволяя другим пользователям изменять книгу одновременно. Пользователи могут редактировать книгу, не извлекая ее из библиотеки документов, и в этом случае они должны координировать свои действия с другими пользователями, чтобы избежать конфликтов данных.

Использование сетевых папок для совместной работы Если вы храните базу данных Access в общей сетевой папке, несколько пользователей могут открывать базу данных и работать с ее данными одновременно. Отдельные записи блокируются, когда пользователь их редактирует. Если вы храните книгу Excel в общей сетевой папке, только один пользователь может редактировать книгу одновременно. Для просмотра несколько пользователей могут открывать книгу, пока другой пользователь ее редактирует, но эти пользователи не могут вносить какие-либо изменения в данные, пока пользователь, редактирующий книгу, не закроет ее.

Безопасность

Обе программы предоставляют схожие функции — пароли и шифрование — которые могут помочь вам предотвратить потерю данных и защитить ваши данные от несанкционированного доступа. Однако есть некоторые различия между Access и Excel в том, как работает защита данных на уровне пользователя.

Предотвращение потери данных В Access ваша работа постоянно сохраняется, поэтому , в случае неожиданного сбоя вы вряд ли потеряете много работы (если таковая имеется). Однако, поскольку Access постоянно сохраняет вашу работу, вы также можете вносить изменения, которые позже решите, что не хотите фиксировать. Чтобы убедиться, что вы можете восстановить свою базу данных так, как вы хотите, вам следует создать резервную копию файла базы данных по расписанию, которое соответствует вашим потребностям. Вы можете восстановить всю базу данных из резервной копии, или вы можете восстановить только таблицу или другой объект базы данных, который вам нужен. Если вы используете утилиту резервного копирования файловой системы, вы также можете использовать копию базы данных из резервной копии файловой системы для восстановления данных. В Excel вы можете сохранять информацию автосохранения через заданные интервалы времени при обновлении данных.

Защита данных на уровне пользователя В Excel вы можете удалять важные или личные данные от просмотра, скрывая столбцы и строки данных, а затем защищая весь рабочий лист, чтобы контролировать доступ пользователей к скрытым данным. Помимо защиты рабочего листа и его элементов, вы также можете блокировать и разблокировать ячейки на рабочем листе, чтобы предотвратить непреднамеренное изменение важных данных другими пользователями.

Безопасность на уровне файлов На уровне файлов вы можете использовать шифрование в обеих программах, чтобы предотвратить просмотр данных неавторизованными пользователями.. Вы также можете потребовать ввести пароль для открытия файла базы данных или книги. Кроме того, вы можете защитить файл базы данных или книгу, используя цифровую подпись.

Ограниченный доступ к данным В Excel вы можете указать разрешения для пользователей для доступа к данным или установки прав только для чтения, которые не позволяют другим пользователям вносить изменения в данные, к которым у них есть доступ. Access не предоставляет функции безопасности на уровне пользователя, но Access поддерживает модель безопасности пользователя любого сервера базы данных, к которому он подключается. Например, если вы ссылаетесь на список SharePoint, Access учитывает разрешения пользователей для списка SharePoint. Если вы хотите, чтобы неавторизованные пользователи не попадали в ваши данные Access, вы можете зашифровать свою базу данных, установив пароль. Пользователи должны вводить пароль для чтения данных из базы данных, даже если они получают доступ к ней с помощью другой программы, например Excel.

Дополнительные сведения о том, как защитить свои данные, см. В разделе «Установить или изменить». Безопасность на уровне пользователя Access 2003 в Access 2007 или более поздней версии и Защита и безопасность в Excel.

Когда следует используйте Access

В общих чертах, Access — лучший выбор, когда вам нужно регулярно отслеживать и записывать данные, а затем отображать, экспортировать или печатать подмножества этих данных. Формы доступа предоставляют более удобный интерфейс, чем рабочий лист Excel, для работы с вашими данными. Вы можете использовать Access для автоматизации часто выполняемых действий, а отчеты Access позволяют обобщать данные в печатной или электронной форме. Access предоставляет больше структуры для ваших данных; например, вы можете контролировать, какие типы данных можно вводить, какие значения можно вводить, и вы можете указать, как данные в одной таблице связаны с данными в других таблицах. Эта структура помогает гарантировать, что вводятся только правильные типы данных.

Access хранит данные в таблицах, которые выглядят почти так же, как рабочие листы, но таблицы Access предназначены для сложных запросов в отношении хранимых данных в других таблицах.

Используйте Access, когда вы:

  • Ожидаете, что с базой данных работает много людей, и вам нужны надежные параметры, которые безопасно обрабатывать обновления ваших данных, такие как блокировка записей и разрешение конфликтов.

  • Предвидеть необходимость добавления дополнительных таблиц в набор данных, созданный как плоский или нереляционная таблица.

  • Хотите выполнять сложные запросы.

  • Хотите создавать разнообразные отчетов или почтовых этикеток.

Типичные сценарии использования Access

  • Управление контактами Вы можете управлять своими контактами и почтовыми адресами, а затем создавать отчеты в Access или объединять данные с Microsoft Office Word для печати писем, конвертов или почтовых этикеток.

  • Отслеживание инвентаря и активов . Вы можете создать инвентарь предметов в своем доме или офисе, а также хранить фотографии или другие связанные документы вместе с данными.

  • Отслеживание заказов . Вы можете ввести информацию о продуктах, клиентах и ​​заказах, а затем создать отчеты, которые показывают продажи по сотрудникам, регионам, периодам времени или другим значениям.

  • Отслеживание задач . Вы можете отслеживать задачи для группы людей и вводить новые задачи, в то время как другие обновляют свои существующие задачи в той же базе данных.

  • Организация кредитования библиотеки . Вы можете использовать Access для хранения данных о своих книгах и компакт-дисках, а также отслеживать, кому вы их одолжили.

  • Планирование мероприятий . Вы можете ввести информацию о датах, местах проведения и участниках мероприятий, а затем распечатать расписания или сводки о мероприятиях.

  • Отслеживание питания Следите за рецептом s, а также записывать диету и упражнения.

Когда использовать Excel

Как программа для работы с электронными таблицами, Excel может хранить большие объемы данных в книгах, содержащих один или несколько листов. Однако вместо того, чтобы служить системой управления базами данных, такой как Access, Excel оптимизирован для анализа и вычислений данных. Вы можете использовать эту гибкую программу для создания моделей для анализа данных, написания простых и сложных формул для выполнения вычислений с этими данными, поворота данных любым желаемым образом и представления данных в различных профессиональных диаграммах.

Используйте Excel, когда вы:

  • Требуете плоского или нереляционного представления ваших данных вместо реляционной базы данных, которая использует несколько таблиц, и когда ваша данные в основном числовые.

  • Часто выполняйте вычисления и статистические сравнения ваших данных.

  • Хотите использовать отчеты сводных таблиц для просмотра иерархических данных в компактном и гибком макете.

  • Планируйте регулярное создание диаграмм и хотите использовать новые форматы диаграмм, которые доступно в Excel.

  • Хотите выделить данные с помощью значков условного форматирования, гистограмм и цветовых шкал.

  • Хотите выполнять сложные операции анализа «что, если» с вашими данными, например, statistica. l, инженерный и регрессионный анализ.

  • Хотите отслеживать элементы в простом списке либо для личного использования, либо для целей ограниченного сотрудничества.

Распространенные сценарии использования Excel

  • Бухгалтерский учет . Вы можете использовать мощные вычислительные возможности Excel в многие отчеты финансового учета — например, отчет о движении денежных средств, отчет о прибылях и убытках или отчет о прибылях и убытках.

  • Составление бюджета Независимо от того, являются ли ваши потребности личными или связанными с бизнесом, вы можете создать любой тип бюджета в Excel — например, план маркетингового бюджета, бюджет мероприятия или пенсионный бюджет.

  • Счета и продажи Excel также полезен для управления данные счетов и продаж, и вы можете легко создавать необходимые формы, например, счета-фактуры, отборочные листы или заказы на покупку.

  • Отчетность. Вы можете создавать в Excel различные типы отчетов, которые отражают ваш анализ данных или резюмируют ваши данные — например, отчеты, которые измеряют эффективность проекта, данные прогноза, суммируют данные или представляют данные отклонений.

  • Планирование Excel — отличный инструмент для создания профессиональных планов или полезных планировщиков, например, еженедельный план занятий, план маркетинговых исследований, налоговый план на конец года или специалисты по планированию, которые помогут вам спланировать еженедельные обеды, вечеринки или отпуска.

  • Tr подтверждение Вы можете использовать Excel для отслеживания данных в табеле рабочего времени или в списке — например, табель для отслеживания работы или инвентарный список, который отслеживает оборудование.

  • Использование календарей Благодаря своей сетчатой ​​природе Excel хорошо подходит для создания любого типа календаря — например, академического календаря для отслеживания действий в течение учебного года или в календаре финансового года для отслеживания бизнес-событий и вех.

Для получения полезных шаблонов Excel в любой из этих категорий см. Шаблоны для Excel на Microsoft Office Online.

Совместное использование Access и Excel

Может бывает раз, когда вы захотите воспользоваться преимуществами, которые могут предложить обе программы. Например, вы создали рабочий лист в Excel, в котором вы можете вычислять и анализировать данные, но рабочий лист стал слишком большим и сложным, и многим другим пользователям требуется доступ к данным. На этом этапе вы можете импортировать или связать свой лист в Access и использовать его в качестве базы данных вместо работы с ним в Excel. Или, возможно, у вас есть данные в базе данных Access, для которых вы хотите создать подробные отчеты сводной таблицы Excel и профессионально выглядящие диаграммы Excel.

Независимо от того, какую программу вы используете в первую очередь, вы всегда можете передать данные из одной программы в другую, где вы можете продолжить работу с ней. С подключением к данным или без него вы можете переносить данные в Access из Excel (и наоборот), копируя, импортируя или экспортируя их.

Для получения дополнительной информации о том, как обмениваться данными между обеими программами, см. Перенос данных из Excel в Access.



Какое использование Excel и MS Word в компаниях?

Microsoft Excel и Microsoft Word являются частью пакета программного обеспечения Microsoft Office для повышения производительности.. Они также являются одними из наиболее широко используемых программ в мире, особенно с точки зрения программного обеспечения для бизнеса.

Совет

Microsoft Word — это программа для обработки текстов, используемая для написания писем, заметок, отчетов и бумажных презентаций. Microsoft Excel — это программа для работы с электронными таблицами, используемая для вычислений, создания диаграмм и записи данных о всех видах бизнес-процессов.

Использование Microsoft Word

Microsoft Word — это программа для обработки текста, позволяющая создавать различные документы, которые будут выглядеть одинаково на разных компьютерах и на экране будут похожи на то, как они выглядят на бумаге.

Он используется компаниями и частными лицами для написания личных и профессиональных писем, отчетов по работе и учебе, а также для заметок во время разговоров, на семинарах и занятиях. Поскольку он так широко используется, многие компании ценят возможность отправлять документы, созданные в Word, клиентам, сотрудникам и другим деловым партнерам, не беспокоясь о том, смогут ли они их открыть.

Программа позволяет использовать широкий спектр шрифтов и стилей для создания ряда различных типов документов, от неофициальных списков заметок после встречи до отчетов, готовых к отправке уважаемому клиенту или высшему руководству.

Использование Microsoft Excel

Microsoft Excel — это программа для работы с электронными таблицами. Это означает, что он используется для создания сеток из текста, чисел и формул, определяющих вычисления. Это чрезвычайно ценно для многих предприятий, которые используют его для записи расходов и доходов, планирования бюджетов, данных диаграмм и краткого представления финансовых результатов.

Его можно запрограммировать на извлекать данные из внешних источников, таких как каналы фондового рынка, автоматически обрабатывая данные по формулам, таким как финансовые модели, для обновления такой информации в режиме реального времени. Как и Microsoft Word, Excel стал де-факто стандартом в деловом мире, при этом электронные таблицы Excel часто отправляются по электронной почте или иным образом используются для обмена данными и выполнения различных вычислений.

Excel также содержит довольно мощные возможности программирования для тех, кто желает их использовать, которые можно использовать для разработки относительно сложных финансовых и научных вычислительных возможностей.

Альтернативы Word и Excel

Microsoft Word и Excel — не единственные доступные программы обработки текста и электронных таблиц. Коллекция офисного программного обеспечения G Suite от Google становится все более популярной во многих компаниях и предлагает бесплатные версии для многих пользователей. Пакет Apple iWork, включающий Pages и Numbers, конкурирует с Word и Excel, также используется пользователями Mac в качестве альтернативы Microsoft Office..

Набор инструментов LibreOffice с открытым исходным кодом также включает бесплатные альтернативы Word и Excel, называемые Writer и Calc.

Оцените статью
clickpad.ru
Добавить комментарий