Настроить или создать новые стили

Стили слов представляют собой небольшую головоломку для пользователей. Они мощные, но немного загадочные, поэтому пользователи их избегают. По правде говоря, если вы используете Word для чего-либо, вы реализуете стили, понимаете вы это или нет. Итак, имеет смысл расширить этот фундамент.. Освоив стили, вы полюбите их (или нет, но вы обязательно воспользуетесь ими!) В этой статье я покажу вам пять простых способов управления стилями, чтобы вы могли найти им хорошее применение.

Я использую Word 2016 (рабочий стол) в 64-разрядной системе Windows 10. Стили присутствовали всегда, и хотя вы можете реализовать их в более старых версиях, пошаговые инструкции будут отличаться. Демонстрационного файла нет; он вам не понадобится. Версия для браузера поддерживает существующие стили. Вы можете изменять стили, но не можете создавать собственные стили в браузере.

1. Начать сначала

Несмотря на самые лучшие намерения, документ может быть перегружен прямым форматированием и измененными стилями. Это особенно верно, когда документ прошел через несколько разных пользователей, каждый из которых сделал документ своим, изменив стили и добавив прямое форматирование.

Форматы бывают двух уровней: прямые и стили. Прямое форматирование — это формат, применяемый вручную, например при нажатии кнопки полужирный или курсив. С помощью стиля вы одновременно применяете множество атрибутов. При их удалении важно понимать разницу между ними.

Вы можете удалить прямое форматирование, выбрав только это содержимое и нажав Ctrl + Пробел или выбрав Очистить все форматирование в группе Шрифт. Если к содержимому применен стиль (отличный от обычного), ни один из маршрутов не удалит стиль. Если вы выделите весь абзац или весь документ, сочетание клавиш Ctrl + Пробел и Очистить все форматирование удалит все прямое форматирование и удалит все форматирование, оставив только простой текст.

СМ.: 20 быстрых советов по Windows для опытных пользователей (бесплатный PDF) (TechRepublic)

2. Измените встроенные стили

Стили могут упростить задачи форматирования, но встроенных стилей не всегда будет достаточно. Создать собственный стиль достаточно просто, но это создает проблему — многие функции Word, такие как оглавление, зависят от встроенных стилей. Например, если вы назначаете настраиваемый стиль заголовкам, вам придется потрудиться, чтобы Word распознал эти заголовки при создании таблицы содержания.

К счастью, вы можете изменять встроенные модули одним из двух способов. Во-первых, долгий путь:

1. Щелкните вкладку «Главная», щелкните правой кнопкой мыши стиль, который нужно изменить, в галерее стилей, а затем выберите «Изменить».
2. В диалоговом окне «Изменить стиль» измените атрибуты стиля. Например, на рисунке A я изменил размер шрифта заголовка 1 (я сделал его меньше, он был 16). Вы найдете дополнительные параметры форматирования, нажав кнопку «Форматировать» в нижнем левом углу.
3. После внесения всех необходимых изменений в стиль щелкните параметр «Новые документы на основе этого шаблона» (внизу), если вы хотите, чтобы все новые документы использовали этот измененный встроенный стиль.. Если, с другой стороны, изменения предназначены только для текущего документа, оставьте параметр по умолчанию Только в этом документе.
4. Нажмите «ОК».

Рисунок A

Изменение встроенного -в атрибутах стиля.

Немедленное использование отмены (или нажатие Ctrl + z) работает при изменении стилей. Кроме того, экземпляры стилизованного содержимого будут немедленно обновлены в текущем документе.

Более быстрый способ изменить стиль — применить форматирование к содержимому документа. Затем выберите вновь отформатированное содержимое, щелкните правой кнопкой мыши (выбранный) стиль в галерее стилей и выберите в раскрывающемся списке «Обновить стиль для соответствия выделенному, как показано в . Рисунок B . Как и раньше, обновление немедленно вносится в существующий документ. Однако этот маршрут не изменяет базовый шаблон.

Рисунок B

Использовать выбранный контент для изменения существующего стиль.

3. Создание пользовательского стиля

Если интеграция функций Word не рассматривается, вы можете быстро создать пользовательские стили из форматированного содержимого. Он работает со стилями символов и абзацев. Просто отформатируйте текст или абзац. Затем выберите его и выполните следующие действия:

1. Щелкните вкладку «Главная».
2. Нажмите кнопку «Дополнительно» в галерее стилей (обведена на рис. C ) и выберите «Создать стиль».
3. Введите имя для нового стиля ( Рисунок C ).
4. Нажмите «ОК».

Рисунок C

Создайте собственный стиль.

4. Используйте стили в других документах

Вам не нужно будет изменять существующий стиль или создавать собственный стиль, если он уже существует в другом документе. Вы можете скопировать его из другого документа с помощью Организатора. Чтобы запустить Организатор, нажмите кнопку «Дополнительно» в галерее стилей, чтобы открыть панель «Стили». Затем нажмите «Управление стилями» (третья кнопка в строке внизу). В появившемся диалоговом окне нажмите «Импорт/экспорт». Он похоронен глубоко. Если вкладка «Разработчик» отображается, щелкните «Шаблоны документов» в группе «Шаблоны» и щелкните «Организатор» в нижнем левом углу. Есть ярлык, но он не интуитивно понятен: Alt + l + u + o.

На вкладке «Стили» вы увидите два списка стилей, как показано на рис. D . Любая сторона может отображать стили из текущего документа или базового шаблона, поэтому будьте осторожны. Если стиль, который вы ищете, недоступен, нажмите «Закрыть файл» и откройте документ, содержащий стили, которые вы хотите скопировать.

Рисунок D

Используйте Организатор для добавления стилей из другие документы и шаблоны.

Когда вы найдете стиль, который хотите скопировать, выберите его и нажмите «Копировать».. Не имеет значения, копируете ли вы из открытого документа в шаблон или наоборот. Вот где некоторые пользователи сбиваются с пути. Эта функция достаточно гибкая для обработки любого запроса.

Если целевой файл содержит стиль с тем же именем, Word предупредит вас. Вы можете заменить существующий стиль, или вы можете переименовать стиль, который вы копируете, и сохранить оба стиля в конечном файле.

Важно отметить, что оба списка отображают только те стили, которые используются в данный момент. Многие стили не используются. Вы можете удалить стиль, но в следующий раз, когда вы откроете документ, он вернется; это действие не является постоянным.

ПОСМОТРЕТЬ: 10 универсальных сочетаний клавиш для повышения эффективности вашего Word (бесплатный PDF) (TechRepublic)

5. Краткий обзор стилей

Для быстрого просмотра используемых стилей щелкните меню «Вид» и выберите «Структура» или «Черновик» в группе «Представления». При этом слева будут отображаться используемые стили абзаца , как показано на рис. E . Если вы не видите эту панель, выполните следующие действия, чтобы отобразить ее:

1. Щелкните вкладку «Файл» и выберите «Параметры» на левой панели.
2. Выберите «Дополнительно» на левой панели.
3. В разделе «Параметры отображения» найдите область «Стиль», в которой есть как черновой, так и контурный режимы, и введите значение, например 1 или 1,5.

Рисунок E

Стили отображения в используйте слева от документа.

Отправьте мне свой вопрос об Office

Я отвечаю на вопросы читателей, когда могу, но нет никаких гарантий. Не отправляйте файлы без запроса; первоначальные запросы о помощи, поступающие с прикрепленными файлами, будут удалены непрочитанными. Вы можете отправить снимки экрана с вашими данными, чтобы прояснить ваш вопрос. Обращаясь ко мне, будьте как можно более конкретными. Например, «Устраните неполадки в моей книге и исправьте, что не так», вероятно, не будет ответа, но «Вы можете сказать мне, почему эта формула не возвращает ожидаемых результатов?» мог бы. Пожалуйста, укажите приложение и версию, которую вы используете. TechRepublic не возмещает мне затраты времени или опыта при оказании помощи читателям, и я не прошу плату у читателей, которым помогаю. Вы можете связаться со мной по адресу susansalesharkins@gmail.com.

См. также

• Как использовать COUNTIFS () для сравнения нескольких наборов данных (TechRepublic)
• Вопросы и ответы по Office : Простой трюк с заменой Word для большой проблемы и выявления дубликатов записей в Excel (TechRepublic)
• Как использовать формулы Excel для сравнения многоколоночных списков (TechRepublic)
• Как использовать условное форматирование Excel для сравнения списков (TechRepublic)
• Как создать простую ведомость учета рабочего времени, вмещающую проекты в Excel 2016 (TechRepublic)