Поиск в нашей базе знаний

У нас также есть руководства по резервному копированию вашей электронной почты с помощью Outlook 2007 и Outlook 2010.

У нас также есть ссылки на внешние статьи, объясняющие процесс для других почтовых клиентов в нашей статье резервного копирования электронной почты на вашем компьютере.

Джеймс Парсонс

Outlook — чрезвычайно популярная почтовая платформа для причина, но она имеет свои недостатки. Одним из таких недостатков является большой размер, которого обычно достигают многие корпоративные архивы электронной почты. Вы снова и снова слышите о ограничениях на файлы PST, задержке общих сетевых ресурсов и всевозможных других проблемах, связанных с заархивированные электронные письма.

Теперь один из самых простых ответов на эту проблему — просто отправка старых сообщений. Если он старый и он вам не нужен, избавьтесь от него. Даже если есть небольшая вероятность того, что вам может понадобиться электронное письмо позже, его все равно стоит удалить. Вы также можете выполнять операции сокращения общего уровня, такие как удаление каждого вложения электронной почты для значительного уменьшения размера.

Конечно, иногда вы не можете этого сделать. . У вас могут быть правила относительно хранения данных, которые требуют, чтобы вы держали больше электронных писем. На самом деле вам может понадобиться много старых сообщений. Кто знает!

В этих случаях вы можете сделать резервную копию своих писем, а затем удалить их из текущего архива. Они у вас все еще есть, просто для доступа к ним требуется немного больше усилий.

Резервные копии, как правило, являются хорошей идеей во многих ситуациях. Резервное копирование электронной почты позволяет сохранить ваш почтовый ящик чистым, а папки — разреженными, но при этом убедитесь, что у вас есть более старые данные, которые нужно откопать, если они вам нужны по той или иной причине. Регулярное резервное копирование электронной почты также гарантирует, что вы не потеряете данные в случае серьезной проблемы, хотя, поскольку Outlook обычно управляется централизованно в серверной инфраструктуре, ваш ИТ-персонал в идеале должен иметь резервные копии всего сервера. и вам не придется полагаться на то, что вы храните сами.

Тем не менее, резервное копирование — хорошая идея , поэтому стоит знать, как их реализовать. У вас есть несколько разных вариантов Outlook, так что давайте углубимся.

Вариант 1. Используйте IMAP или Exchange

IMAP — это почтовый протокол, а Exchange — система электронной почты, которая работает аналогичным образом. Оба функционируют таким образом, что в значительной степени делают резервное копирование ненужным на уровне пользователя. По сути, у них есть централизованный сервер где-то в облаке или в вашей организации. Этот сервер содержит все о вашей электронной почте. Чтобы получить доступ и просмотреть свои электронные письма, вам необходимо войти на сервер. Обычно это работает аналогично Gmail: вы входите в систему, выполняете управление электронной почтой и выходите из системы..

В этих случаях вам не нужно локальная резервная копия ваших писем, потому что все они уже сохранены на сервере. Если вам действительно нужна локальная резервная копия, вам, вероятно, придется поговорить со своим ИТ-отделом, чтобы получить копию вашего архива. Конечно, это может быть проблемой, но это то, что нужно для крупных организаций.

Если вы являетесь сотрудником ИТ-персонала и ищете решения для резервного копирования на уровне Exchange , ну, я не тот человек, чтобы спрашивать. Существует множество вариантов корпоративного уровня, поэтому вам следует поговорить с различными поставщиками, чтобы узнать, что они предлагают.

В качестве альтернативы, по крайней мере на сервере Windows, вы можете использовать Windows Server Резервное копирование для резервного копирования баз данных Exchange. Вы можете узнать больше об этом в документации Windows, найденной здесь.

Вариант 2: Использование почты для резервного копирования Outlook.com

Этот второй вариант применим только к определенному сценарию . Вы должны быть в Windows 10 и, следовательно, иметь возможность использовать как Outlook, так и Почту Windows . Вы должны использовать Outlook.com, а не отдельную программу Outlook для своей электронной почты. Вы также должны рисковать потерять доступ к своей учетной записи и, следовательно, захотеть сделать резервную копию.

Обычно вам не нужно беспокоиться о резервных копиях почты с помощью такой системы, как Outlook.com. Это веб-приложение, и все ваши электронные письма дублируются в облаке сервера Microsoft. Вы не можете загружать свои электронные письма, но вы должны быть уверены, что они никогда не исчезнут случайным образом.

Проблема заключается в том, что ваши электронные письма, контакты и другая информация только хранится на серверах Microsoft. Если кто-то войдет в вашу учетную запись и удалит вашу адресную книгу, вы не сможете восстановить ее из любого места.

Один из вариантов — использовать другой почтовый клиент, в данном случае Почтовый клиент, встроенный в Windows 10. К нему легко получить доступ, просто нажмите меню Пуск и найдите Почта. Щелкните Учетные записи и добавьте новую учетную запись Outlook.com. Вам будет предложено войти в систему, поэтому сделайте это.

После того, как вы запустите этот процесс, Mail начнет загрузку ваших писем и контактов с Outlook.com. Это создает локальную копию, с которой вы можете работать с электронной почтой в будущем в качестве программной платформы, а не веб-приложения.

Вы даже можете найти это электронное письмо, загруженное в виде файла .eml в папке appdata, если хотите еще более удобный вариант резервного копирования вручную.

Теперь это почтовое приложение загружает и синхронизирует вашу электронную почту только при запуске, поэтому резервную копию необходимо периодически обновлять. Если вы привыкли пользоваться Почтой раз в неделю или даже регулярно, это должно быть нормально.

Вы также можете использовать другие почтовые приложения для выполнения того же процесса. Thunderbird — распространенный бесплатный вариант с открытым исходным кодом, позволяющий сделать то же самое.

Вариант 3: экспорт по умолчанию

Outlook позволяет экспортировать архив электронной почты. и ваши контакты в виде файлов, которые вы можете сохранить в другом месте. Это ручное резервное копирование, поэтому имейте в виду, что, хотя вы можете выполнять это резервное копирование, вам нужно практиковать хорошие привычки резервного копирования. Что это за привычки?

• Убедитесь, что вы регулярно выполняете резервное копирование. При однократном резервном копировании ваша почта будет сделана только в том виде, в котором она есть сегодня. Если вам что-то понадобится по истечении времени резервного копирования, вы не сможете его восстановить.
• Обязательно сохраните резервную копию в другом безопасном месте. Если у вас есть вся ваша электронная почта и контакты на вашем компьютере, а ваша резервная копия на этом же компьютере, что произойдет, если SSD умрет или компьютер будет украден? Это все равно что хранить свой кошелек в сейфе, но потом носить его с собой повсюду.
• Обязательно время от времени проверяйте свои резервные копии. Это бесполезно, если в функции экспорта по какой-то причине отсутствует папка, не выполняется резервное копирование контактов или повреждены полученные файлы. Вы должны убедиться, что ваши резервные копии действительно работают, прежде чем полагаться на них в течение длительного времени.

Фактический процесс экспорта ваших данных подробно описан здесь для различных версий Outlook. Я предполагаю, что у вас есть самые последние версии Outlook 2016, 2019 или Office 365 для моих инструкций ниже.

Сначала откройте Outlook и убедитесь, что вы вошли в учетную запись, резервную копию которой хотите создать. Когда программа откроется, щелкните Файл, а затем строку Открыть и экспортировать. В открывшемся окне нажмите «Импорт/экспорт».

Вам будет представлено диалоговое окно со списком вариантов, от экспорта RSS-каналов до импорта из другой программы. Найдите и выберите «Экспорт в файл». Когда вас спросят, какой файл, выберите файл данных Outlook.

Далее , вам нужно выбрать учетную запись и папки, для которых вы хотите создать резервную копию. Вы можете создавать резервные копии определенных папок, всей учетной записи электронной почты или чего-либо еще. После того, как вы выбрали папки для резервного копирования, нажмите «Готово».

Наконец, Outlook попросит вас выбрать место и имя для вашего файла. Местоположение по умолчанию находится в Документах и ​​будет называться ваша учетная запись name.pst. Выберите ОК, и Outlook создаст резервную копию вашей электронной почты. Обратите внимание: если у вас очень большая учетная запись, это может занять некоторое время.

Вы можете выполнить тот же процесс, выбрав вместо этого «импорт из файла», и выбрать свой PST-файл для восстановления из вашего резервное копирование.

Если вы хотите сделать резервную копию данных из другого типа учетной записи, есть несколько другие инструкции. Эта страница хорошо сообщает вам, где находятся важные файлы, процессы резервного копирования данных с различными типами учетных записей Outlook и предоставляет вам другие варианты. Посмотрите.

Вариант 4: автоматическое архивирование

Outlook предлагает способ автоматического архивирования электронной почты, если сообщения старше определенной даты. По прошествии времени и устаревании большего количества электронных писем они автоматически переносятся в вашу резервную копию..

Теперь, чтобы сделать это, вам нужно, чтобы ваш архив был доступен в любое время. Когда вы запустите автоматический процесс архивирования, он создаст PST-файл, в который будет со временем добавляться. Если вы поместите это, скажем, в учетную запись Dropbox или сетевой ресурс, процесс резервного копирования завершится неудачно, если к этому местоположению нет доступа.

Чтобы настроить AutoArchive , начните с входа в соответствующую учетную запись электронной почты через Outlook. Это работает практически во всех версиях Outlook, хотя для Office 2007 и более ранних могут быть разные инструкции.

Щелкните «Файл», затем «Параметры», а затем «Дополнительно». Там будет вкладка с надписью AutoArchive. Щелкните по нему, а затем щелкните Параметры автоархивации.

Здесь вы можете выбрать, как часто вы хотите запускать систему архивирования, и выбрать различные параметры, например, удаление старых элементов. Выберите настройки, соответствующие тому, что вы хотите, чтобы ваша система архивирования выполняла.

Вы можете изменить эти настройки для конкретной папки, а не для своей учетной записи в целом. Просто щелкните правой кнопкой мыши папку, которую вы хотите изменить, и выберите «Свойства». Там будет та же вкладка AutoArchive с настройками, которые вы можете выбрать.

Вариант 5: Использование BackupOutlook

BackupOutlook — это давно работающее и очень популярное стороннее приложение, которое выполняет резервное копирование данных Outlook. Он создает резервные копии всего, а не только вашей электронной почты. Сюда входят контакты, задачи, календарь, записи журнала, правила Outlook и даже подписи.

Другие преимущества этого программного обеспечения включают его гибкость и возможности планирования. Например, вы можете настроить автоматическое резервное копирование данных на другой компьютер или в облачную папку. Пока он имеет доступ к месту назначения, он может хранить туда ваши данные. Это также облегчает перенос вашей учетной записи с одного компьютера на другой. Вы можете запланировать автоматическое резервное копирование в дополнение к резервному копированию вручную, и вы можете убедиться, что ваш PST-файл сжат, чтобы он не занимал почти столько же места.

Однако эта программа не лишена недостатков. К счастью, в данном случае эти недостатки довольно незначительны.

Во-первых , некоторые люди не доверяют сторонним программам конфиденциальную информацию, например электронную почту. Это совершенно разумно и исключает возможность резервного копирования.

Во-вторых, программа не бесплатна. Он работает на большинстве платформ Outlook, но покупка лицензии стоит 40 долларов. Эта лицензия действует вечно, но вы получаете только один год бесплатных обновлений, когда они исправляют программу. Скорее всего, он будет работать еще несколько лет, если честно, но в конечном итоге ему потребуется обновление, и вам придется снова платить.

Если вы не возражаете против этих недостатков, это отличная программа для архивирования ваших писем и резервного копирования всего, что связано с вашей учетной записью, и я рекомендую ее.

Другой альтернативой является использование чего-то вроде этого стороннего Git. Это надстройка для Outlook, которая добавляет дополнительные функции резервного копирования и может удовлетворить ваши потребности лучше, чем отдельная программа.

Вариант 6: вариант вручную

Другой вариант, который у вас есть, — время от времени вручную архивировать существующий файл PST. Это не всегда лучший вариант, но он работает достаточно хорошо. Мы рассмотрели этот процесс здесь, если вы хотите прочитать о нем более подробно.

Если вы когда-либо сталкивались с ошибкой автоматической операции архивирования или с повреждением резервных копий, вы знаете, насколько больно доверять этим процессам. Иногда лучше всего подходит ручной вариант.

Оставить ответ